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Cómo preparar un evento virtual en 2021

Cómo realizar un evento virtual: 10 cosas que hay que hacer y no hacer

El Grupo SiGMA es una empresa global conocida por celebrar eventos físicos excelentes y entretenidos  en todo el mundo. Debido a la pandemia, SiGMA ha tenido que superar varios retos, siendo el principal obstáculo la sustitución de los eventos físicos.

Esto dio lugar a la creación de eventos virtuales de éxito en 2020, eventos virtuales que la gente siempre espera. Nuestro evento virtual de noviembre fue un acontecimiento destacado y muchos mencionaron nuestra innovadora plataforma, que contaba con 6.500 delegados, 150 expositores, 100 ponentes, 4.500 personas activas en total y un máximo de 1.485 usuarios a la vez.

How to hold a virtual event - SiGMA NEWS

Este año no será diferente porque celebramos nuestro famoso SiGMA Roadshow como evento virtual. Por lo tanto, buscamos ayudar a las industrias de todo el mundo a saber cómo celebrar un evento virtual exitoso. Después de elegir una plataforma como Youtube Live, Facebook o Periscope, uno debe considerar los siguientes pasos:

1. Elegir una plataforma innovadora

Tu plataforma es lo que te diferencia de otros eventos virtuales. A la gente le gusta ver algo nuevo en lugar de lo mismo en cada evento. Genera ideas innovadoras que puedan darte una ventaja competitiva. Para que te hagas una idea, SiGMA ha incorporado un espacio de eventos virtuales totalmente interactivo y de última generación, que incluye una sala de incio nueva y vanguardista con una feria de empleo incluida.

SiGMA virtual expo - SiGMA NEWS-1

 

2. Conocer a tu audiencia

Adapta el contenido del evento virtual al público al que te quieres dirigir. Ya deberías saber quién es tu público en general: lo que genera un contenido que resulta útil y fiable. ¿Y si no lo sabes? No pasa nada. Antes del evento, envíales encuestas, cuestionarios y publicaciones atractivas en las redes sociales para saber qué te puedes esperar. Te ayudará a mantener a tu audiencia comprometida durante todo el evento.

3. El formato virtual del evento

Ya tienes la plataforma y conoces a tu público. Ahora necesitas definir el formato del evento virtual. ¿Cómo quieres que sea el evento? ¿Serán debates en grupo? ¿Seminarios unipersonales? ¿Tendrá un enfoque de taller? No hay una respuesta correcta o incorrecta. En SiGMA, incorporamos todo esto en los eventos virtuales, así que ¿por qué no deberías hacerlo tú? Aun así, te damos un consejo: haz siempre algo diferente de lo que hace la competencia.

4. Presentadores y moderadores

Son imprescindibles en un evento virtual. El presentador es capaz de mantener al público entretenido durante las pausas y entre los seminarios. Tiene que ser una persona capaz de hablar de forma clara y concisa, sin necesidad de un guion y debe pensar con claridad. Los moderadores también son vitales, les hacen preguntas a los ponentes y también se asegurarán de que el seminario no supere el tiempo estipulado. Los moderadores también son los responsables de que cada orador tenga el mismo tiempo de intervención.

5. Redes sociales

Esto es lo que llevará tu evento al siguiente nivel. Hoy en día, para conseguir mucho tráfico hay que utilizar las redes sociales. SiGMA anuncia sus eventos virtuales a través de muchas plataformas como Facebook y Twitter, que son las opciones más fáciles de usar, pero debes utilizar otras plataformas como Instagram y LinkedIn. Llena tus cuentas de redes sociales con blogs y contenido de tus ponentes, como estudios anteriores, artículos y biografías de ponentes.

How to hold a virtual event - SiGMA NEWS 2

Ahora que ya tienes una idea sobre qué hacer para que el evento tenga éxito, le echamos un vistazo a:

10 cosas que hacer y no hacer en un evento virtual

Cosas que sí

  • Haz que tu evento sea diferente

Como ya hemos dicho, tu evento se tiene que diferenciar del resto. No hagas que se parezca a todo lo que hay. Esta es una característica común en este artículo, que destaca la importancia de ser único. Ser diferente es algo bueno. Los usuarios son más propensos a recordar algo que es nuevo, a lo que se ve en todas partes.

  • Haz ensayos

Repasa el contenido y ensaya todo el evento una y otra vez. No es solo una videollamada, es un evento virtual grande con muchos participantes. Al ensayar, podrás tenerlo todo preparado, desde la parte técnica hasta la forma de hablar delante de la cámara. En la fase de ensayo te asegurarás de que Internet funciona correctamente, así como los micrófonos y las cámaras. Esto mejorará la experiencia del usuario y dejará una mejor impresión.

  • Asegúrate de que los oradores están al tanto de los temas

Así te aseguras de que los oradores generan contenido de calidad.

  • Haz que los asistentes participen

No dejes que los oradores se limiten a hablar, hablar y hablar. Tienes que involucrar al público. Puede ser más difícil que un evento físico, pero hay formas de hacerlo en directo. SiGMA incluyó encuestas de votación sobre sus expositores y paneles de oradores favoritos. Además de apelar directamente a los participantes, te ayuda a identificar en qué centrarte para futuros eventos.

How to hold a virtual event engagement

  • Invierte en servicios de apoyo

¿Y si pasa algo que no estaba planeado? Tienes que estar preparado para todo tipo de retos y obstáculos. Contar con un dispositivo/plataforma de reserva te ayudará a contrarrestar lo peor que le pueda pasar a tu evento virtual. Desde problemas con el micrófono y la cámara hasta caídas de Internet o que se estropee el portátil. Los dispositivos de apoyo son fundamentales para poder celebrar un evento virtual con tranquilidad.

Cosas que no hacer

  • No des las interacciones por seguras

Nunca des por sentado el compromiso de la audiencia. El hecho de tener 5.000 espectadores no significa que esos 5.000 vayan a estar comprometidos. Hay que preparar el evento virtual de manera que esos espectadores se comprometan. Incluye un plan de conoce a tu cliente o una aplicación de seguimiento que pueda determinar el grado de participación del evento.

How to hold a virtual event in 2021 - SiGMA NEWS

  • No te olvides de probar las cosas

Como hemos mencionado en los puntos 2 y 5 de la sección "Cosas que hacer", hacer pruebas es extremadamente importante. Si no las haces y tampoco cuentas con un plan de contingencia, está abocado al fracaso. Si tienes mucha suerte, puede que funcione de forma puntual, pero lo más normal es que siempre ocurra algo.

  • No ignores los comentarios de mejora

¿Cómo vas a hacer que el próximo evento sea mejor que el anterior? Con comentarios y valoraciones. No ignores los de los asistentes anteriores. Es posible que los participantes se encuentren con ciertos fallos en determinados navegadores de los que solo unos pocos son conscientes. Dales una plataforma para que expresen sus comentarios y aprovéchalos en el próximo evento virtual.

  • No escatimes en tecnología 

A veces, gastar un poco más te ayuda a llegar más lejos. La tecnología es la clave de cualquier buen evento virtual. Invertir en determinados productos tecnológicos puede hacer que el evento se vea y sea mejor. Si no inviertes en tecnología, el evento virtual caerá rápidamente en el olvido.

  • No dejes que los paneles se alarguen

El público ya está sentado en casa. Con distracciones a su alrededor, como otros vídeos o la tele, tienes que limitar la duración de los seminarios y paneles virtuales. Los paneles largos te pueden dejar sin público. Encárgate de que los paneles duren entre 20-25 minutos cada uno, así podrás cambiar de tema con frecuencia, pero mantener comprometida a la audiencia.

Puede que pase un tiempo hasta que se reintroduzcan los eventos físicos completos debido a la pandemia, por lo que los eventos virtuales pueden ser el camino a seguir este año. Con esta guía podrás preparar un evento virtual con éxito y bien planificado, preparado para cualquier obstáculo o reto que te puedas encontrar.

Esta guía es la primera parte relacionada con los eventos virtuales, con otros consejos y trucos que se publicarán en breve. Estáte atento a más contenidos relacionados con este tema.

Roadshow Virtual de SiGMA:

Vuelve el Roadshow de SiGMA. Tras el éxito del evento en Hong Kong, Estonia y Argentina, el Grupo SiGMA se enorgullece de anunciar una nueva aventura: el Roadshow Virtual. La experiencia contiene toda una serie de conferencias virtuales en 5 continentes, concretamente los países de la CEI, Europa, Asia, Américas y África. El Roadshow incluye una plataforma interactiva y consistirá de conferencias pequeñas en las que se tratarán temas de actualidad, entre ellos la regulación, los impuestos, los nichos y las oportunidades de mercado. Regístrate AQUÍ para asistir al Roadshow Virtual de SiGMA. 

 

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