La importancia de la creatividad

Con 10 años de experiencia en operaciones técnicas y comerciales, el papel de Andrew Visser es asociarse con empresas de sectores regulados para desenredar flujos de trabajo desordenados. En este artículo, explica cómo las herramientas creativas pueden facilitar mucho el trabajo

Has decidido mejorar sus procesos. Has investigado un poco y tienes un informe sobre cómo se trabaja en alguna parte de tu organización. Describes todos los pasos, los problemas y tienes un bonito diagrama de flujo de trabajo.

Enhorabuena.

Si el diagrama es favorable, probablemente tengas un proceso eficiente con partes interesadas contentas, miembros del equipo satisfechos y nadie haciendo una versión corporativa de los trabajos de Hércules para hacer las cosas.

El problema es que ese es un "sí" bastante grande

¿Es realmente así?

Sí, lo es.

Entonces puedes dejar de leer, no cambies nada. Vigila el proceso y cuando empiece a crujir y agrietarse vuelve a leer el resto de este artículo.

¿No concuerda con tu informe? Sigue leyendo.

El resto de este artículo es para aquellos que tienen un flujo de trabajo que parece lo haya hecho un niño.

Los interesados se sienten miserables y los miembros de su equipo parecen haber hecho los siete trabajos de Hércules, dos veces.

Afortunadamente, las cosas no están tan mal, pero definitivamente hay espacio para mejorar. Veamos cómo podemos conseguirlo.

Work toolsCuando nos enfrentamos a un problema, tiene sentido empezar por mirar las herramientas que ya tenemos para ver si algo de lo que tenemos puede solucionarlo. Esto es lo que hacemos en casa. Antes de comprar nuevas herramientas, vemos qué tenemos en una caja de herramientas o en un cajón que pueda servir para arreglar el problema. Todos tenemos algo por ahí, aunque sea un destornillador viejo, un martillo o un tubo de cola de hace cinco años.

Ya tienes un montón de herramientas en tu organización, tanto dentro del área que quieres mejorar, como en otros equipos y departamentos. Haz una lista de ellas y de lo que hacen.

Espera.

¿Conoces para qué sirven y para qué las utilizan el resto de equipos?

Es probable que dentro de tu empresa ya tengas la herramienta para solucionar los problemas que estás viendo. Quizá solo necesitas encontrarlas y utilizarlas de forma poco creativa.

Voy a poner un ejemplo de algo sencillo que he hecho antes.

En las empresas de software es habitual encontrar una herramienta de reporte de incidencias (como Zendesk o ServiceDesk) que esté conectada a una herramienta de gestión de incidencias (JIRA es una muy común) para rastrear y gestionar las incidencias de los clientes. La herramienta de gestión de incidencias probablemente también se utiliza para hacer un seguimiento de todo el trabajo que realizan los equipos técnicos. Es posible que se utilice para hacer un seguimiento de todo el trabajo de la empresa: he visto que JIRA se utiliza para seguir el progreso de los contratos, las órdenes de compra y los materiales de marketing. JIRA es lo suficientemente flexible como para hacer frente a esos flujos de trabajo.

En cada uno de esos casos, la solicitud se hizo directamente en JIRA...

...una vez que se había encontrado el proyecto adecuado, o peor aún, los proyectos. Sí, había uno en el que las solicitudes tenían que ser introducidas en múltiples lugares.

Esto les resultaba un poco difícil a los técnicos y se cometían muchos errores. Así que utilizamos ServiceDesk internamente como punto de solicitud, que ya se utilizaba en el soporte informático. El formulario de solicitud incluía preguntas sobre toda la información necesaria, que se introducía en el proyecto JIRA adecuado en función de las reglas establecidas. Y de ahí a diferentes flujos de trabajo basados en lo que se necesitaba.

Esto facilitó el uso, redujo los errores, la interfaz está diseñada incluso para los más fóbicos a la tecnología e hizo que los solicitantes tuvieran una mejor visibilidad del progreso, ya que todo estaba vinculado a un único ticket.

Un poco de creatividad en el uso de las herramientas facilita mucho las cosas para todos.

El Grupo SiGMA publica su última edición:

SiGMA se enorgullece de anunciar la 13ª edición de la revista SiGMA, que está disponible aquí. La revista está llena de contenido de calidad, entrevistas y características de cuatro continentes diferentes, que incluyen Europa, Asia, África y Américas. La revista se distribuirá entre las empresas de juego y negocios líderes de todo el mundo. Si quieres aparecer en la siguiente edición de la revista, ponte en contacto con Katy Micallef.

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