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Comment organiser un événement virtuel en 2021

Dans cet article, nous vous expliquons comment organiser un événement virtuel et nous vous proposons 10 choses à faire et à ne pas faire

Le groupe SiGMA est une entreprise mondiale bien connue pour ses événements physiques d'une qualité irréprochable dans le monde entier. En raison de la pandémie, SiGMA a dû relever plusieurs défis, dont celuui de remplacer les événements physiques en événements virtuels.

Cela a permis de créer des événements virtuels réussis en 2020, des événements virtuels que les gens attendent toujours avec impatience. Notre événement virtuel de novembre dernier a été un grand succès et beaucoup ont fait l'éloge de notre plateforme innovante qui comprenait 6 500 délégués, 150 exposants, 100 orateurs, 4 500 personnes actives au total et un pic de 1 485 spectateurs simultanés.

How to hold a virtual event - SiGMA NEWS

Cette année connaîtra aussi des événements virtuels, puisque notre célèbre SiGMA Roadshow se déroulera en tant qu'événement virtuel. Dans cet article, nous cherchons donc à aider les industries du monde entier à savoir comment organiser un événement virtuel avec succès. Après avoir choisi votre plateforme telle que Youtube Live, Facebook ou Periscope, il faut envisager les étapes suivantes :

1. Plateforme innovante

Votre plateforme est ce qui vous distingue des autres événements virtuels. Les gens aiment voir quelque chose de nouveau plutôt que quelque chose qu'ils ont déjà plus à d'autres événements. Vous devez créer des idées innovantes qui peuvent vous servir d'avantage concurrentiel. Pour vous donner une petite idée, SiGMA a intégré un espace d'événements virtuels de pointe entièrement interactif, y compris un tout nouveau plan d'exposition à la pointe de la technologie avec un salon de l'emploi intégré.

SiGMA virtual expo - SiGMA NEWS-1

 

2. Connaître son public

Il faut que vous adaptiez votre contenu de l'événement virtuel au public que vous ciblez. Vous devez déjà savoir qui est votre public, fournissez-leur un contenu qu'ils trouveront utile et fiable. Vous ne savez pas encore quel est votre public ? Ce n'est pas un problème ! Avant l'événement, envoyez des enquêtes, des questionnaires, des messages engageants sur les réseaux sociaux pour savoir ce que votre public attend avec impatience. Cela vous aidera à maintenir l'intérêt de votre public pendant toute la durée de l'événement.

3. Format de l'événement virtuel

Vous avez votre désormais votre plateforme et vous connaissez votre public. Vous devez maintenant définir le format de l'événement virtuel. À quoi ressemblera votre événement virtuel ? S'agira-t-il de discussions de groupe ? Des séminaires présentés par une seule personne ? Il y aura-t-il des workshops ? Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise réponse à cette question. SiGMA a intégré tous ces éléments dans ses événements virtuels, alors pourquoi pas vous ? Un conseil : Faites toujours quelque chose de différent de ce que font vos concurrents.

4. Présentateurs / Modérateurs

Ce sont des incontournables dans un événement virtuel. Les présentateurs pourront divertir votre public pendant les pauses et entre les séminaires. Cette personne doit pouvoir s'exprimer de manière claire et concise, sans scénario, et doit pouvoir réfléchir de manière autonome. Les modérateurs sont également essentiels à un événement virtuel. Ils poseront des questions aux orateurs et s'assureront également que le séminaire respecte les horaires prévus. Les modérateurs seront également chargés de veiller à ce que chaque orateur bénéficie du même temps de parole.

5. Réseaux sociaux

C'est ce qui permettra à votre événement de franchir une nouvelle étape. Aujourd'hui, pour atteindre un trafic élevé, vous devez utiliser les réseaux sociaux. SiGMA fait la publicité de ses événements virtuels sur de nombreuses plateformes de médias sociaux. Oui, Facebook et Twitter sont les réseaux les plus faciles à utiliser, mais vous devez utiliser d'autres plateformes comme Instagram et LinkedIn. Ajoutez à vos comptes sur les médias sociaux vos articles ou le contenu de vos orateurs, tels que des études antérieures, des articles et des biographies d'orateurs.

How to hold a virtual event - SiGMA NEWS 2

Maintenant que vous avez une idée de ce à quoi doit ressembler un événement virtuel réussi, jetons un œil à ce qu'il faut faire ou ne pas faire.

 

Les 10 choses à faire et à ne pas faire à un événement virtuel

À faire

  • Différenciez votre événements des autres

Comme nous l'avons déjà mentionné, faites en sorte que votre événement virtuel soit différent. Ne le faites pas ressembler à tout ce qui existe ailleurs, il est bon de sortir du lot. Les utilisateurs sont plus susceptibles de se souvenir de quelque chose de nouveau plutôt que de ce qu'ils voient partout ailleurs.

  • Répétez les étapes de l'événement

Passez en revue le contenu et répétez l'ensemble des étapes de l'événement encore et encore. Il ne s'agit pas d'un petit appel vidéo, mais d'un grand événement virtuel avec de nombreux participants. En répétant, vous pourrez tout préparer, que se soit du côté technique ou de la prise de parole devant la caméra. Lors de la phase de répétition, vous vous assurerez qu'internet fonctionne correctement ainsi que les micros et les caméras. Cela permettra d'améliorer l'expérience de l'utilisateur et de laisser une bonne impression.

  • Veillez à ce que les orateurs soient informés des sujets

Cela permet de s'assurer que les orateurs fourniront un contenu de bonne qualité, car ils pourront se préparer à l'avance.

  • Impliquer les participants

Ne laissez pas vos orateurs parler, parler, parler. Faites participer votre public. C'est peut-être plus difficile qu'un événement physique, mais il existe des moyens de faire participer votre public en direct. SiGMA a inclus des sondages de vote sur ses exposants préférés et des tables rondes d'orateurs. Non seulement cela permet de faire participer votre public, mais cela vous aide à déterminer sur quoi vous concentrer lors de futurs événements.

How to hold a virtual event engagement

  • Investissez dans des dispositifs de secours

Que faire si quelque chose d'inattendu se produit ? Vous devez être prêt à affronter tout type de défis et d'obstacles en cours de route. Le fait de disposer d'un dispositif/plateforme de secours vous aidera à parer au pire qui puisse arriver à votre événement virtuel. Que se soit un problème de microphone, d'appareil photo, une panne d'Internet ou d'ordinateur portable, tout peut arriver. Les dispositifs de secours sont donc essentiels pour que vous puissiez organiser votre événement virtuel en toute tranquillité.

À ne pas faire

  • Ne prenez pas l'engagement pour acquis

Ne prenez jamais l'engagement du public pour acquis. Ce n'est pas parce que vous avez 5 000 téléspectateurs que ces 5 000 sont engagés. Il faut préparer l'événement virtuel de manière à ce que ces téléspectateurs soient engagés. Incluez un KPI (Indicateur clé de performance) ou une application de suivi qui peut déterminer le degré d'engagement de l'événement.

How to hold a virtual event in 2021 - SiGMA NEWS

  • Ne pas négliger les tests

Comme mentionné aux points 2 et 5 de la section "À faire", les tests sont extrêmement importants. Si vous ne faites pas de test et que vous ne disposez pas d'un plan de secours, vous vous exposez à un échec. Si vous avez de la chance, tout se passera bien , mais la plupart du temps, il y a un soucis.

  • Ne pas négliger les avis

Qu'est-ce qui rend votre prochain événement meilleur que le récent ? Les avis. N'ignorez pas les commentaires, avis des anciens spectateurs. Les participants peuvent rencontrer certains problèmes sur des navigateurs spécifiques que seul un petit nombre d'entre eux connaissent. Donnez-leur une plate-forme pour exprimer leurs avis et en tirer parti pour le prochain événement virtuel.

  • Ne pas sous-estimer les technologies de qualités

Parfois, dépenser un peu plus en vaut la peine. La technologie est au centre d'un bon événement virtuel. En investissant dans certains produits technologiques, vous pourrez faire passer votre événement virtuel à un niveau supérieur. Si vous faites des économies sur les technologies, votre événement virtuel sera vite oublié.

  • Ne laissez pas les tables rondes durer trop longtemps

Votre public est assis à la maison, avec des distractions tout autour d'eux, comme d'autres vidéos et la télévisions. Vous devez donc limiter la durée de vos séminaires et tables rondes virtuels. De longues conférences risquent de repousser votre public. Limitez la durée des conférences à environ 20-25 minutes, de manière à pouvoir changer fréquemment de sujet et à maintenir l'intérêt de votre public.

Il faudra peut-être attendre un certain temps avant que des événements physiques à part entière soient réintroduit, les événements virtuels pourraient donc être la solution à adopter cette année. Grâce à ce guide, vous serez en mesure d'organiser un événement virtuel réussi et planifié, et prêt à affronter tout obstacle ou défi que vous pourriez rencontrer.

Ce guide est la première partie concernant les événements virtuels. D'autres conseils et astuces seront publiés très prochainement. Restez à l'affut !

SiGMA Roadshow :

Le SiGMA Roadshow s'intensifie, désormais virtuel, le webinaire se déroulera dans une nouvelle région chaque mois, avec un programme mondial de sujets de conférence passionnants et une petite mais excitante exposition ! Organisée sur une plateforme interactive, la mini conférence de 2 heures se penchera sur 5 domaines clés que débattront des leaders d'opinion et des intellectuels. En effet, les thèmes clés seront spécifiques à chaque région, tels que la réglementation, la fiscalité, la conformité et les technologies émergentes. Le Roadshow virtuel de SiGMA reflète les événements mondiaux de SiGMA qui se dérouleront dans 5 grandes régions au cours des prochaines années, à savoir l'Europe, la Communauté des États Indépendants, l'Asie, les Amériques et l'Afrique. L'événement mensuel qui comprend une tournée mondiale dans 14 pays commencera par l'Ukraine, récemment légiférée, et sera publié par podcast.

 

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