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Como realizar um evento virtual em 2021

Vamos ver como realizar um evento virtual e 10 coisas que devemos e não devemos fazer

O Grupo SiGMA é uma empresa global conhecida por realizar excelentes eventos físicos e divertidos em todo o mundo. Devido à pandemia, o SiGMA teve que superar vários desafios, sendo o principal obstáculo - substituir os eventos físicos.

Isso resultou na criação de eventos virtuais de sucesso em 2020, eventos virtuais pelos quais as pessoas sempre aguardam. Nosso evento virtual em novembro foi um destaque com muitos elogios à nossa plataforma inovadora, que incluiu 6.500 delegados, 150 expositores, 100 palestrantes, 4.500 pessoas ativas no total e 1.485 no máximo de espectadores simultâneos.

How to hold a virtual event - SiGMA NEWS

Este ano não será diferente, pois estamos realizando nosso famoso SiGMA Roadshow como um evento virtual. Portanto, buscamos ajudar as indústrias ao redor do mundo a como realizar um evento virtual de sucesso. Após escolher sua plataforma como Youtube Live, Facebook ou Periscope, deve-se considerar os seguintes passos:

1. Plataforma inovadora

Sua plataforma é o que o diferencia de outros eventos virtuais. As pessoas gostam de ver algo novo em vez de ver a mesma coisa em todos os eventos. Gere ideias inovadoras que podem atuar como sua vantagem competitiva. Para se ter uma pequena ideia - a SiGMA incorporou um espaço de eventos virtuais de última geração totalmente interativo, incluindo um andar de exposição de última geração com uma feira de carreiras envolvida.

SiGMA virtual expo - SiGMA NEWS-1

 

2. Conheça o seu público

Personalize o seu conteúdo no evento virtual para atender ao público-alvo. Você já deve saber quem é o seu público geral - forneça a eles conteúdo que considerem útil e confiável. Se você não? Isso não é problema. Antes do evento, envie pesquisas, questionários, postagens envolventes nas redes sociais para saber o que seu público está ansioso. Isso ajudará a manter seu público envolvido durante todo o evento.

3. Formato de evento virtual

Você tem sua plataforma e conhece seu público. Agora você precisa definir o formato do evento virtual. Como será o seu evento virtual? Serão discussões em grupo? Seminários de uma pessoa? Aceita uma abordagem de workshop? Não há resposta certa ou errada aqui. SiGMA incorporou tudo isso em nossos eventos virtuais - então por que você não deveria? Porém, uma dica: sempre faça algo diferente do que seus concorrentes estão fazendo.

4. Hosts / moderadores

Estes são essenciais em um evento virtual. Os anfitriões poderão manter o seu público entretido durante os intervalos e entre os seminários. Essa pessoa deve ser capaz de falar de forma clara e concisa sem um script e deve pensar por si mesma. Os mediadores também são vitais para um evento virtual. Eles farão perguntas aos palestrantes e também garantirão que o seminário não ultrapasse o tempo estipulado. Os mediadores também serão responsáveis por garantir que cada palestrante tenha o mesmo tempo de uso da palavra.

5. Redes Sociais

Isso é o que levará seu evento ao próximo nível. Hoje em dia, para atingir um alto tráfego, você deve usar as redes sociais. A SiGMA anuncia seus eventos virtuais por meio de várias plataformas de mídia social. Sim, Facebook e Twitter são as opções fáceis, mas você deve usar outras plataformas como Instagram e LinkedIn. Preencha suas contas de mídia social com blogs e conteúdo de seus palestrantes, como estudos anteriores, artigos e biografias de palestrantes.

How to hold a virtual event - SiGMA NEWS 2

Agora que você tem uma ideia sobre um esqueleto de evento virtual de sucesso - vamos dar uma olhada em:

10 coisas que devemos e não devemos fazer em eventos virtuais

Fazer

  • Diferencie o seu evento

Como mencionei antes, torne seu evento virtual diferente do que existe. Não faça com que se pareça com tudo o mais que existe. Esta é uma característica comum neste artigo, destacando a importância disso. Ser diferente é bom. É mais provável que os usuários se lembrem de algo novo do que visto em qualquer outro lugar.

  • Ensaiar

Reveja o conteúdo e ensaie todo o evento repetidamente. Esta não é uma pequena videochamada, mas um grande evento virtual com muitos participantes. Ao ensaiar, você poderá deixar tudo pronto - desde o lado técnico até falar na frente da câmera. Na fase de ensaio você se certificará de que a internet funciona bem como os microfones e câmeras. Isso vai melhorar a experiência do usuário e deixar uma boa impressão.

  • Certifique-se de que os palestrantes sejam informados sobre os assuntos

Isso garantirá que os palestrantes possam fornecer conteúdo de boa qualidade, pois eles serão capazes de preparar a partir de antes.

  • Envolver os participantes

Não deixe seus alto-falantes apenas falar, falar, falar. Envolva seu público. Pode ser mais difícil do que um evento físico, mas existem maneiras de envolver seu público ao vivo. SiGMA incluiu pesquisas de votação em seus expositores favoritos e palestra. Isso não apenas inclui o seu público, mas ajuda a identificar no que se concentrar em eventos futuros.

How to hold a virtual event engagement

  • Invista em dispositivos de backup

E se algo inesperado acontecer? Você deve estar preparado para todos os tipos de desafios e obstáculos ao longo do caminho. Ter um dispositivo / plataforma de backup o ajudará a combater a pior coisa que pode acontecer ao seu evento virtual. De problemas de microfone e câmera a travamento de internet e laptop. Os dispositivos de backup são essenciais para realizar seu evento virtual com tranquilidade.

Não fazer

  • Não tome o engajamento como garantido

Nunca tome o engajamento do público como garantido. Só porque você tem 5.000 espectadores, não significa que esses 5.000 estão engajados. É preciso preparar o evento virtual de forma que esses espectadores sejam engajados. Inclua um KPI ou aplicativo de rastreamento que possa determinar o quão envolvente é o evento.

How to hold a virtual event in 2021 - SiGMA NEWS

  • Não ignore os testes

Conforme mencionado nos pontos 2 e 5 na seção "O que fazer", o teste é extremamente importante. Se você não fizer o teste e tiver um plano de contingência, estará se preparando para o fracasso. Se você for extremamente sortudo, isso pode funcionar como um caso isolado, mas, na maioria das vezes, algo está fadado a acontecer.

  • Não ignore o feedback

O que torna seu próximo evento melhor do que o recente? Comentários. Não ignore o feedback de espectadores anteriores. Os participantes podem encontrar certas falhas em navegadores específicos que apenas uma pequena quantidade está ciente. Dê a eles uma plataforma para expressar seus comentários e construir sobre ela para o próximo evento virtual.

  • Não subestime a boa tecnologia

Às vezes, gastar um pouco mais vai longe. A tecnologia está no centro de um bom evento virtual. Investir em determinados produtos de tecnologia poderá levar seu evento virtual para o próximo nível. Use tecnologia de baixo custo e seu evento virtual será rapidamente esquecido.

  • Não deixe as palestras durarem tanto tempo

Seu público já está sentado em casa. Com distrações ao seu redor, como outros vídeos e TVs, você deve manter seus seminários e palestras de eventos virtuais por um curto período de tempo. Palestras longas podem afastar seu público. Mantenha as palestras em torno de 20-25 minutos cada, assim você pode mudar de assunto com frequência, mantendo seu público envolvido.

Pode demorar um pouco até que eventos físicos totalmente desenvolvidos sejam reintroduzidos devido à pandemia, portanto, eventos virtuais podem ser o caminho a percorrer este ano. Através deste guia você poderá realizar um evento virtual bem sucedido e planejado, pronto para qualquer obstáculo ou desafio que possa encontrar.

Este guia é a primeira parte referente aos eventos virtuais, com várias outras dicas e truques que serão lançados em breve. Fique atento para mais conteúdo relacionado a este tópico!

 

O SiGMA Roadshow

O SiGMA Roadshow está intensificando seu jogo; agora virtual, o webinar assumirá uma nova jurisdição a cada mês, visando uma agenda global de tópicos relevantes de conferência e um pequeno, mas movimentado, espaço de exposição. Realizada em uma plataforma interativa, a mini conferência de 2 horas se aprofundará em 5 áreas-chave de debate, trazendo temas específicos para a região - como regulamentação, impostos, conformidade e tecnologia emergente, para uma mesa de pensadores e acadêmicos especialistas nas áreas. O SiGMA Roadshow Virtual refletirá a abertura de eventos globais do SiGMA em 5 grandes regiões nos próximos anos, sendo elas: Europa, região da CEI, Ásia, Américas e África. O evento mensal, que começa com uma turnê mundial por 14 países, começa com a recém-legislada Ucrânia e será publicado via podcast.

 

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